Czy odnotowanie płatności dokonanej po godzinie 16:00 w dniu następnym przez kasjera na kasie fiskalnej jest prawidłowe?

• Odnotowanie płatności na kasie fiskalnej dopiero w następnym dniu
• Dyrektor KIS z korzyścią dla wnioskodawcy
• Podsumowanie

Odnotowanie płatności na kasie fiskalnej dopiero w następnym dniu

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, będąca czynnym podatnikiem VAT, zajmuje się hurtową sprzedażą wysyłkową części i akcesoriów do pojazdów silnikowych, z wyłączeniem motocykli. Wprowadzona została także sprzedaż detaliczna dla osób fizycznych, co skutkowało koniecznością ewidencji rejestracji transakcji przy użyciu kasy fiskalnej. Spółka otrzymuje płatności za pośrednictwem rachunku bankowego, a transakcje są dokumentowane za pomocą faktur. Wprowadzono również możliwość zapłaty poprzez platformy handlowe, umożliwiające dokonywanie i otrzymywanie wpłat przez Internet za pomocą konta e-mail. Firma korzysta z wewnętrznego systemu zarządzania, który umożliwia wystawianie zamówień, faktur, przyjęć i wydań towaru, oraz potwierdzania płatności. Często zdarza się, że płatności przelewem bankowym zostają zarejestrowane po godzinie 16:00, co skutkuje odnotowaniem tych płatności na kasie fiskalnej dopiero w następnym dniu.

W związku z tym, zostało zadane pytanie: Data wpływu zapłaty a rejestracja na kasie - czy jeśli płatność zostanie dokonana np. w dniu 23 stycznia 2023 r. a z racji pracy w godzinach 08:00 - 16:00 odnotowana przez kasjera zostanie w dniu następnym 24 stycznia 2023 r., to czy mogą Państwo taki fakt odnotować dopiero w dniu odczytu płatności w banku?

Dyrektor KIS z korzyścią dla wnioskodawcy

Zgodnie z odpowiedzią udzieloną przez Dyrektora KIS, odnotowanie płatności na kasie fiskalnej w dniu następnym, gdy płatność została zarejestrowana po godzinie 16:00, jest prawidłowe. Istotne jest, aby na paragonie znajdowały się adnotacje dotyczące dokładnej transakcji, na którą dotyczyła zapłata, oraz dane identyfikujące kontrahenta. 

"Dodatkowo należy zauważyć, że to na Państwu spoczywa obowiązek rzetelnego udokumentowania dokonywanych transakcji w urządzeniach księgowych tak, by odzwierciedlały faktyczny ich przebieg, wobec czego, może on w opisanych okolicznościach dokonywać odpowiednich zapisów w prowadzonych ewidencjach celem ułatwienia powiązania dokonanych przez klienta wpłat z odpowiednimi dokumentami fiskalnymi. Należy podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Państwo jesteście zobowiązani tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia ewidencyjne, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego." - wskazał organ. 

Podsumowanie

Jak wynika z udzielonej interpretacji, odnotowanie płatności na kasie fiskalnej w dniu następnym, jeśli płatność została zarejestrowana po godzinie 16:00, jest prawidłowe. Dla pytającego oznacza to, że może kontynuować praktykę odnotowywania płatności na kasie fiskalnej w dniu odczytu płatności w banku. 

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 13 kwietnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.146.2023.1.KP