Czy zaksięgowanie kosztów bez faktur jest możliwe?

Ujmowanie kosztów a faktury 

Wnioskodawcą jest spółka, która jest zarejestrowanym podatnikiem VAT i zobowiązana jest do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości. W swojej działalności spółka nabywa towary i usługi od różnych dostawców, zarówno krajowych, jak i zagranicznych. Zazwyczaj reguluje swoje zobowiązania wobec dostawców terminowo na podstawie faktur lub zaliczek. Spółka czasami współpracuje z dostawcami, którzy wystawiają faktury z opóźnieniem, nawet wielomiesięcznym. To sprawia, że spółka ma problem z ujednoliceniem kosztów i przychodów w księgach rachunkowych, co wpływa na wynik podatkowy.

Wnioskodawca zaczął ujmować w księgach jako koszty danego okresu rozliczeniowego wynagrodzenia za usługi oraz dostawy, które zostały wykonane, ale nie zostały jeszcze zafakturowane przez dostawców. Jeśli wystąpią różnice między kosztami ujętymi na podstawie wewnętrznego dokumentu zastępczego a kosztami wynikającymi z faktur od dostawców, spółka zamierza odpowiednio skorygować swoje koszty w okresie rozliczeniowym, w którym zostaną rozliczone faktury od dostawców. Wnioskodawca skierował pytanie do KIS czy koszt uzyskania przychodu typu B jest uznawany za poniesiony w momencie zaksięgowania w księgach rachunkowych na podstawie innego dowodu niż faktura. Spółka jest zdania, że koszty uzyskania przychodu typu B mogą być uznawane za poniesione w momencie zaksięgowania ich w księgach rachunkowych na podstawie innego niż faktura dowodu księgowego. 

KIS: wymóg powiązania kosztów z przychodami w księgach podatkowych

Według oceny KIS, przedstawione stanowisko przez spółkę było błędne. W opinii organu podatkowego momentem poniesienia kosztu uzyskania przychodu typu B (obejmujących zarówno koszty bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodem) nie jest dzień, w którym koszt ten został ujęty w księgach rachunkowych (zaksięgowany) na podstawie innego niż faktura dowodu księgowego, zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. KIS wyjaśniła, że podział kosztów na bezpośrednie i pośrednie ma znaczenie praktyczne w rozliczeniach podatkowych. Koszty bezpośrednie są ściśle związane z przychodami danego roku podatkowego i podlegają opodatkowaniu w tym samym roku. Natomiast koszty pośrednie mogą być ponoszone w różnych okresach czasu i niekoniecznie muszą odpowiadać przychodom z tego samego okresu.

Organ wskazał, że przepisy ustawy o CIT wymagają, aby koszty były ściśle powiązane z przychodami. Oznacza to, że koszty bezpośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami muszą być ujmowane w sposób, który umożliwia jednoznaczne przyporządkowanie ich do konkretnych przychodów. Stanowisko spółki polegało na ujmowaniu kosztów typu B jako kosztów podatkowych w dniu ich ujęcia w księgach rachunkowych, niezależnie od związku tych kosztów z przychodami. Organ podatkowy stwierdził, że taki sposób traktowania kosztów doprowadził do utraty związku między kosztami, a odpowiadającymi im przychodami. 

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 27 października 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.458.2023.1.PK