Czy spółka leasingowa może przechowywać faktury zakupowe wyłącznie w formie elektronicznej?

Pytanie o możliwość zniszczenia oryginałów faktur

Spółka leasingowa w Polsce, która otrzymuje duże ilości faktur zakupowych w formie papierowej, planuje wprowadzić rozwiązanie polegające na digitalizacji faktur i przechowywaniu ich wyłącznie w formie elektronicznej. Proces ten obejmuje wewnętrzną weryfikację, skanowanie wybranych faktur, ich rejestrację w systemie sprzedażowym, przechowywanie w formie elektronicznej, a następnie weryfikację pod względem merytorycznym, formalnym i podatkowym. Spółka zapytała, czy może przechowywać otrzymane faktury zakupowe wyłącznie w formie elektronicznej i zniszczyć ich papierowe oryginały.

Spółka uważała, że może tego dokonać. Twierdziła, że proces, który zamierza zastosować, spełnia wymogi kontroli biznesowych i zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur.

KIS: przed zniszczeniem faktur należy przeprowadzić kontrolę

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził, że spółka może przechowywać otrzymane faktury zakupowe wyłącznie w formie elektronicznej, ale musi spełnić określone warunki. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, faktura może występować w formie papierowej lub elektronicznej. Ustawodawca umożliwia przechowywanie faktur w formie elektronicznej, o ile zapewni się autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur. Dokumenty muszą być trwale zabezpieczone przed modyfikacją i dostępne dla organów podatkowych na żądanie.

Przed zniszczeniem faktur w formie papierowej, konieczne jest przeprowadzenie "kontroli biznesowych," czyli procesów weryfikacji, które zapewnią autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Kontrole biznesowe powinny obejmować różne etapy obiegu faktur i być odpowiednie do wielkości działalności podatnika.

Podsumowując, zgodnie z obowiązującymi przepisami, spółka nie może wyłącznie w formie elektronicznej przechowywać otrzymanych w formie papierowej faktur zakupowych, które dają prawo do odliczenia podatku VAT, bez wcześniejszego przeprowadzenia kompleksowych kontroli biznesowych zapewniających autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur. Działania spółki muszą spełniać wymogi ustawy VAT, a zniszczenie faktur przed przeprowadzeniem tych kontroli jest niezgodne z przepisami podatkowymi.