Czy można odliczyć podatek VAT na podstawie faktur przechowywanych w formie elektronicznej?

Elektroniczne przechowywanie faktur a odliczenie VAT

Spółka kapitałowa od dłuższego czasu wyraża zgodę na otrzymywanie faktur oraz innych dokumentów księgowych wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z treścią art. 106n ustawy o VAT. Dokumenty księgowe, to przede wszystkim faktury zakupu, noty księgowe, faktury korygujące oraz wszelkie inne dokumenty, za pomocą których dokumentowane są koszty ponoszone przez spółkę. Przedsiębiorstwo otrzymuje faktury za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w formacie PDF na specjalnie dedykowany ku temu adres e-mail. Do przechowywania dokumentów wykorzystuje program, który nie tylko ułatwia odszukiwanie poszczególnych faktur, ale umożliwia również ich sortowanie m.in. z podziałem na okresy rozliczeniowe czy danego kontrahenta. Powyższe rozwiązanie zapewnia nie tylko zachowanie integralności oraz pewności pochodzenia faktur zakupowych, ale pozwala również na stały i szybki dostęp do archiwalnych okresów rozliczeniowych.

W związku z powyższym do organu podatkowego zostało złożone pytanie, czy prawidłowy jest sposób przechowywania przez spółkę faktur wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym ku temu programie, w związku z czym ma ona prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z nich wynikającego.

Firma była zdania, że sposób przechowywania faktur zakupu wyłącznie w formie elektronicznej w dedykowanym programie jest zgodny z obowiązującymi przepisami podatkowymi, zwłaszcza art. 112a ustawy o VAT. Argumentowała, że opisany sposób przechowywania spełnia wszystkie wymagania dotyczące autentyczności, integralności i czytelności faktur. Ponadto, program umożliwia łatwe sortowanie i odszukiwanie faktur, co pozwala na ich skuteczną kontrolę i audyt. Z uwagi na powyższe, spółka utrzymywała, że ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupu przechowywanych w tej formie.

Możliwość odliczenia VAT z faktur przechowywanych elektronicznie

Dyrektor KIS uznał przedstawione stanowisko za prawidłowe i potwierdził możliwość odliczenia podatku VAT naliczonego na podstawie faktur przechowywanych w formie elektronicznej.

Organ podatkowy uzasadnił swoją interpretację, odnosząc się do odpowiednich przepisów ustawy o VAT. Wyjaśnił, że zgodnie z przepisami, faktura może być przechowywana w formie elektronicznej lub papierowej. Ważne jest, aby zachować autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury. KIS zaznaczyła również, że format faktury elektronicznej nie musi być identyczny z formatem faktury papierowej, ale dane na fakturze elektronicznej muszą pozostać niezmienione. Na podstawie powyższego organ ocenił, że przechowywanie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie z przedstawioną w stanie faktycznym procedurą, spełnia przesłanki wynikające z art. 106m ust. 1-4 ustawy o VAT. 

W dalszej części interpretacji KIS podkreśliła, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku VAT oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

"Mając na uwadze okoliczności sprawy oraz przedstawione przepisy prawa stwierdzić należy, że Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego zawartego w fakturach dokumentujących zakup towarów i usług wykorzystywanych wyłącznie do działalności opodatkowanej podatkiem VAT. Powyższe wynika z faktu, że w analizowanym przypadku będą spełnione – wskazane w art. 86 ust. 1 ustawy – przesłanki warunkujące prawo do odliczenia podatku naliczonego wyłącznie w odniesieniu do transakcji opodatkowanych podatkiem VAT. W przypadku zdarzeń gospodarczych, które są zwolnione z podatku od towarów i usług oraz znajdują się poza przedmiotem opodatkowania VAT, nie przysługuje Państwu odliczenie podatku należnego o kwotę podatku naliczonego" - wskazał organ.

Podsumowując, organ stwierdził, że w przedmiotowym przypadku faktury mogą być przechowywane i archiwizowane wyłącznie w sposób elektroniczny, bez konieczności przechowywania ich w wersji papierowej. Jednocześnie taka forma przechowywania faktur pozwala zachować spółce prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wskazanego w tych dokumentach, jeżeli nabyte towary lub usługi, zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, będą wykorzystywane wyłącznie do czynności opodatkowanych podatkiem VAT. 

Źródło: Możliwość odliczenia podatku naliczonego na podstawie faktur przechowywanych w formie elektronicznej. - Interpretacja - 0111-KDIB3-3.4012.367.2023.2.MS - (interpretacje.pl)