Czy przechowywanie podatkowych ksiąg i dokumentów amortyzacji samochodu firmowego od 2003 roku jest zgodne z przepisami?

Podatkowe księgi przychodów i rozchodów

Od roku 2002 wnioskodawczyni prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i rozlicza się z urzędem skarbowym, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów na ogólnych zasadach. Ponadto, przechowuje podatkowe księgi przychodów i rozchodów od roku 2017 włącznie. 

W 2003 roku kobieta zakupiła samochód osobowy, który jest używany w działalności gospodarczej. Ten samochód został wprowadzony do ewidencji środków trwałych w 2003 roku i nadal jest używany. Z powodu niskich przychodów corocznie przyjmowała niską stawkę amortyzacyjną dla tego pojazdu. Ewidencję środków trwałych, w którą wpisała ten samochód w 2003 roku, przechowuje i regularnie, bez przerw, dokonuje corocznych odpisów amortyzacyjnych dla tego pojazdu.

Wnioskodawczyni chciała dowiedzieć się, czy jej postępowanie dotyczące przechowywania podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów od roku 2017 (włącznie) do teraz oraz ewidencji środków trwałych dokumentujących odpisy amortyzacyjne powyższego samochodu firmowego nieprzerwanie od roku 2003 jest prawidłowe. 

Opierając się na art. 70 ust. 5 Ordynacji podatkowej, stwierdziła, że jej postępowanie jest prawidłowe, gdyż zobowiązania podatkowe przedawniają się po 5 latach od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Należy przechowywać dokumenty do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego

Dyrektor KIS uznał, że działania wnioskodawczyni są prawidłowe, opierając się na art. 86 § 1, art. 70 § 1, oraz art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej. Podkreślił, że podatnicy muszą przechowywać dokumenty do upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. W przypadku środków trwałych, dokumenty powinny być przechowywane przez okres amortyzacji do upływu przedawnienia za ostatni rok amortyzacji.

"Zatem jest Pani zobowiązana przechowywać księgi podatkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty za lata podatkowe do momentu upływu okresu przedawnienia przewidzianego dla zobowiązania podatkowego w art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, tj. przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (tj. roku, w którym złożone zostało zeznanie podatkowe za rok poprzedzający).

Ponadto stwierdzam, że dokumenty dotyczące środka trwałego będące podstawą dokonywania odpisów amortyzacyjnych winny być przechowywane przez cały okres amortyzacji środka trwałego, aż do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego za ostatni rok, w którym zakończono amortyzację tego środka trwałego." - wskazał organ. 

Podsumowanie

Organ podatkowy poprawnie wyjaśnił, że obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów jest uzależniony od okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który wynosi zazwyczaj 5 lat. Wnioskodawczyni postąpiła zgodnie z przepisami, przechowując odpowiednie dokumenty przez cały okres amortyzacji samochodu oraz księgi podatkowe od 2017 roku.

Źródło: Przechowywanie podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów. - Interpretacja - 0112-KDIL2-2.4011.723.2023.1.IM