Zwrot kosztów podróży służbowych a opodatkowanie ryczałtem

• Skutki podatkowe związane ze zwrotem wydatków są generalnie uzależnione od tego, czy wydatki, które są zwracane, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami, czy też nie.

Wnioskodawca jest osobą fizyczną, która prowadzi działalność gospodarczą pod firmą "(…)". Działalność prowadzona jest m.in. w zakresie świadczenia usług dot. tworzenia oprogramowania, projektowania oprogramowania, utrzymywania oprogramowania, analizy i specyfikacji wymagań systemowych, przygotowywania dokumentacji projektowej systemów informatycznych. Wnioskodawca wybrał formę opodatkowania swoich przychodów na zasadach ryczałtu.  Niektóre czynności wykonywane są bezpośrednio u klientów spółki zlokalizowanych w różnych częściach świata np. w Stanach Zjednoczonych. Wnioskodawca po wykonaniu takich czynności bezpośrednio u klienta w spółce i odbyciu podróży zagranicznej do klienta zagranicznego wystawia fakturę na rzecz spółki stanowiącą refakturę poniesionych przez Wnioskodawcę kosztów związanych z podróżą zagraniczną do klienta zagranicznego spółki i wykonaniem stacjonarnie usług wchodzących w ramy umowy zawartej pomiędzy Wnioskodawcą a spółką. 

Czy Wnioskodawca może nie wliczać do przychodu w rozumieniu art. 6 ust. 1 ustawy ryczałtowej kwot otrzymywanych tytułem zwrotu kosztów Wnioskodawcy związanych z odbywaniem podróży zagranicznych w przypadku świadczenia usług bezpośrednio na rzecz klientów Spółki? 

Lub ewentualnie czy w przypadku uznania za przychód w rozumieniu art. 6 ust. 1 ustawy ryczałtowej kwot otrzymywanych tytułem zwrotu kosztów Wnioskodawcy związanych z odbywaniem podróży zagranicznych w przypadku świadczenia usług bezpośrednio na rzecz klientów spółki, Wnioskodawca powinien opodatkować ten przychód stawką 3% zgodnie z art. 12 ust. 1 pkt 7e ustawy ryczałtowej?

Skutki podatkowe związane ze zwrotem wydatków są generalnie uzależnione od tego, czy wydatki, które są zwracane, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z przepisami, czy też nie.

Jeżeli zwracane wydatki, zgodnie z przepisami podatkowymi, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, wówczas kwota zwrotu powinna podlegać zaliczeniu do przychodów. Natomiast jeżeli zwrot poniesionych wydatków dotyczyć będzie kosztów, które zgodnie z przepisami podatkowymi nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, wówczas zwrócone wydatki nie będą dla podatnika przychodem podatkowym.

Powyższa zasada ma zastosowanie również do podatników, którzy jako formę opodatkowania wybrali ryczał od przychodów ewidencjonowanych. W takim przypadku, opodatkowaniu podlega przychód, a koszty uzyskania przychodów są tylko hipotetyczne, gdyby podatnik wybrał inną formę opodatkowania.

Otrzymywany przez Wnioskodawce zwrot wydatków związanych z odbywaniem podróży zagranicznych podlega opodatkowaniu ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych według stawki właściwej do opodatkowania przychodu uzyskanego ze świadczonych usług. W powyższym przypadku będzie to stawka ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych w wysokości 12%.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 22 czerwca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-2.4011.337.2023.2.AA