Elektroniczne dokumenty źródłowe są prawidłowym potwierdzeniem kosztów uzyskania

• Stan faktyczny:
• Stanowisko KIS:
• Podsumowanie:

Stan faktyczny:

Wnioskodawca, A. S.A. S.K.A., jest polskim podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze paliw ciekłych na terenie Polski i całej Europy. W związku z dokonywanymi dostawami towarów, Spółka otrzymuje szereg faktur zakupowych w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. W przyszłości, Spółka planuje skanować faktury oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków otrzymane w formie papierowej do pliku elektronicznego, który będzie umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych dokumentów.

Wnioskodawca zadał pytanie, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę skanów dokumentów w postaci plików w formacie pdf, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. Wnioskodawca uważa, że takie przechowywanie dokumentów nie wyklucza zasadności kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.

Stanowisko KIS:

Krajowa Informacja Skarbowa potwierdziła stanowisko wnioskodawcy. Zgodnie z interpretacją, posiadanie przez Spółkę skanów dokumentów w postaci plików w formacie pdf, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowi prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku. Organ podatkowy podkreślił, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Podsumowanie:

KIS potwierdziła, że skany dokumentów w formie elektronicznej, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, mogą stanowić prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, pod warunkiem że są przechowywane w sposób zapewniający trwałość i nienaruszalność ich treści oraz możliwość ich prezentacji na żądanie organów podatkowych.

Interpretacja ta ma znaczenie dla Spółki X, ponieważ umożliwia jej przechowywanie dokumentów w bardziej efektywny i zgodny z przepisami sposób. Dla organów administracji skarbowej oznacza to konieczność uwzględnienia elektronicznych dokumentów jako dowodów potwierdzających spełnienie wymogów podatkowych.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 20 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-1.4010.433.2019.11.SP