Czy ryczałtowe refundacje związane z pracą zdalną podlegają opodatkowaniu?

Refundacja pracy zdalnej a PIT

Wnioskodawcą jest spółka, której pracownicy mogą wykonywać pracę zdalną, a zasady pracy zostały uregulowane w stosownym regulaminie. Zgodnie z nowymi przepisami, pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikowi kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak narzędzia pracy, energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne. Pracownikowi przysługuje ryczałt, który jest wypłacany raz w miesiącu. Nie jest wymagane dostarczanie pracownikowi dokumentów potwierdzających koszty. Pracownicy, którzy muszą zakupić wyposażenie do pracy zdalnej (np. krzesło biurowe lub biurko), mogą ubiegać się o zwrot tych kosztów w określonych limitach. Warunkiem jest przedstawienie wniosku i dowodu zakupu. Zwrot kosztów za wyposażenie miejsca pracy zdalnej jest możliwy co 84 miesiące. Warto podkreślić, że spółka nie traktuje tych zwrotów jako przychodu pracownika podlegającego opodatkowaniu PIT. Oznacza to, że wnioskodawca nie pobiera zaliczek na podatek od wskazanych kwot.

W rezultacie firma wnioskodawcy wprowadziła przepisy dotyczące pracy zdalnej i uregulowała zwroty kosztów oraz wyposażenie miejsca pracy zdalnej w taki sposób, że nie generują one przychodu podlegającego opodatkowaniu dla pracowników. Spółka skierowała pytanie do KIS czy jest zobowiązana do uwzględnienia w kalkulacji zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych kwoty zryczałtowanych refundacji za dostęp do internetu, energii elektrycznej i zakup wyposażenia do pracy zdalnej, tj. krzesło lub biurko. Wnioskodawca jest zdania, że nie zachodzi obowiązek obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych od kwot ryczałtowych związanych z pracą zdalną.

KIS: ryczałt z tytułu refundacji nie stanowi przychodu ze stosunku pracy 

Według oceny KIS, przedstawione stanowisko przez spółkę było prawidłowe. Organ podatkowy wyjaśnił, że działania pracodawcy były zgodne z przepisami kodeksu pracy, który wprowadził uregulowania dotyczące pracy zdalnej. Przepisy obligują pracodawcę do zapewnienia pracownikowi niezbędnych narzędzi pracy oraz pokrycia kosztów związanych z pracą zdalną, takich jak energia elektryczna i usługi telekomunikacyjne. KIS zauważyła, że przepisy kodeksu pracy, które określają obowiązki pracodawcy w zakresie pracy zdalnej, jednocześnie wyłączają świadczenia takie jak ekwiwalent pieniężny lub ryczałt z kategorii przychodów pracowników. Oznacza to, że świadczenia nie są traktowane jako przychód pracowników i nie podlegają opodatkowaniu.

Przepisy kodeksu pracy wyjaśniają, że w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną, zryczałtowane refundacje za dostęp do internetu, energię elektryczną oraz zakup wyposażenia do pracy zdalnej (np. krzesło lub biurko) są traktowane jako świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika, natomiast nie jako przychód pracownika. Wynika to z faktu, że pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi niezbędnych narzędzi i środków do wykonywania pracy zdalnej, zgodnie z przepisami. Reasumując, otrzymywane świadczenia nie są uważane za wynagrodzenie pracownika ani za przychód ze stosunku pracy. 

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 7 sierpnia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0112-KDIL2-1.4011.487.2023.1.KF