Czy koszty zakwaterowania pracowników tymczasowych można uwzględnić jako koszty podatkowe?

• Zakwaterowanie pracowników a koszty uzyskania przychodów 
• KIS: wydatki na zakwaterowanie pracowników stanowią koszty podatkowe

Zakwaterowanie pracowników a koszty uzyskania przychodów 

Wnioskodawcą jest spółka, która prowadzi działalność agencji pracy tymczasowej, dostarczając personel na rzecz różnych pracodawców. W celu zapewnienia zakwaterowania swoim pracownikom, spółka wynajmuje mieszkania, domy, bursy lub pokoje w agroturystykach lub motelach w okolicach miejsc, gdzie pracownicy będą świadczyć usługi. Zakwaterowanie jest zbiorowe, co oznacza, że nie jest dostępne wyłącznie dla jednego pracownika, ale dla grupy pracowników tymczasowych. Spółka ponosi część kosztów zakwaterowania, a pracownicy opłacają ryczałtową kwotę za nocleg. Miejsca noclegowe są wynajmowane na okres dłuższy niż rzeczywisty czas, na który zostaną skierowani pracownicy do pracy u danego pracodawcy. Spółka szacuje przybliżoną liczbę pracowników tymczasowych, którzy będą potrzebować zakwaterowania, ale rzeczywista liczba może się zmieniać w zależności od zapotrzebowania pracodawców. 

Spółka nie prowadzi dokładnej ewidencji pracowników korzystających z zakwaterowania ani nie weryfikuje długości ich pobytu w poszczególnych miejscach noclegowych. Pracownicy tymczasowi sami zgłaszają, czy zamierzają skorzystać z zapewnionego zakwaterowania. Spółka skierowała pytanie do KIS czy może ująć koszty zakwaterowania pracowników tymczasowych jako koszty podatkowe. Wnioskodawca jest zdania, że ponoszone wydatki stanowią koszty uzyskania przychodów. 

KIS: wydatki na zakwaterowanie pracowników stanowią koszty podatkowe

KIS stwierdziła, po ponownym rozpatrzeniu wniosku, że stanowisko spółki było prawidłowe. Organ podatkowy uznał, że ponoszenie przez spółkę wydatków związanych z zakwaterowaniem pracowników tymczasowych można uznać za koszty uzyskania przychodu zgodnie z przepisami podatkowymi. Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (u.p.d.o.p.), kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania źródła przychodów lub zabezpieczenia źródła przychodów. KIS zaznaczyła, że zapewnienie zakwaterowania pracownikom tymczasowym jest konieczne dla kontynuacji współpracy i osiągania przychodów, ponieważ bez takiej możliwości, pracownicy nie byliby w stanie świadczyć usług na rzecz pracodawców użytkowników, co z kolei wpłynęłoby na zdolność spółki do generowania przychodów z działalności.

Ponadto, organ podkreślił, że zapewnienie pracownikom tymczasowym zakwaterowania jest niezbędne dla bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Jest to aspekt szczególnie istotny w kontekście przepisów prawa pracy, które nakładają na pracodawców obowiązek zapewnienia pracownikom odpowiednich warunków pracy, w tym zakwaterowania.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 26 października 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.165.2018.15.S/JG/AP