Jakie są obowiązki płatnika z tytułu używania przez pracowników prywatnych samochodów osobowych w jazdach lokalnych?

• Ryczałt samochodowy wypłacany przez pracodawcę
• Ryczałt stanowi przychód podlegający opodatkowaniu PIT
• Podsumowanie

Ryczałt samochodowy wypłacany przez pracodawcę

Za zgodą pracodawcy, który jest samodzielnym zakładem, pracownik wykorzystuje do celów służbowych (jazdy lokalne niebędące podróżą służbową w rozumieniu Kodeksu Pracy) swój prywatny samochód osobowy. W zamian za wykorzystywanie samochodu do celów służbowych pracownikowi jest wypłacany miesięczny ryczałt ustalany na podstawie § 1-4 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 271 ze zm.).

W tej sprawie zostało zadane pytanie: Czy wypłacany przez pracodawcę ryczałt samochodowy stanowi przychód ze stosunku pracy i powinien zostać opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych? 

Ryczałt stanowi przychód podlegający opodatkowaniu PIT

Zgodnie z zasadą powszechności opodatkowania zawartą w art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U z 2021 r. poz. 1128 ze zm.), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21,52, 52a i 52c ustawy oraz dochodów, od których na podstawie przepisów ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku. Przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Źródłem przychodów jest m.in stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, praca nakładcza, emerytura lub renta.

Przychód z tytułu otrzymywanego ryczałtu z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, nie może zatem korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego. W związku z powyższym kwoty wypłacone przez pracodawcę z tytułu używania przez pracownika jego samochodu dla potrzeb zakładu pracy są dla pracownika przychodem ze stosunku pracy i dlatego uznaje się je za przychody opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych i od tych świadczeń pobiera się zaliczkę na poczet podatku dochodowego od osób fizycznych. 

Użyty w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwrot „w szczególności” oznacza, że wymieniane kategorie przychodów stanowią katalog otwarty. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

"Reasumując, biorąc pod uwagę przedstawiony we wniosku opis stanu faktycznego oraz powołane przepisy prawa, stwierdzić należy, że:

-wypłacany przez Państwa ryczałt z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, stanowi dla Państwa pracowników przychód podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych;

-jako pracodawca i płatnik są Państwo zobowiązani do potrącania i odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, z tytułu zwrotu pracownikom kosztów związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych w jazdach lokalnych." - wskazał organ. 

Podsumowanie

Zgodnie z interpretacją, wypłacany przez pracodawcę ryczałt samochodowy stanowi przychód ze stosunku pracy i powinien zostać opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Pracownik, który korzysta ze swojego prywatnego samochodu do celów służbowych, otrzymuje miesięczny ryczałt na podstawie przepisów dotyczących zwrotu kosztów używania samochodów do celów służbowych. Kwota wypłacona przez pracodawcę stanowi przychód ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu. Pracodawca jest zobowiązany do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od tych świadczeń.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 1 sierpnia 2022 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.496.2022.1.MS