Interpretacja Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 20 stycznia 2023 r. potwierdza, że posiadanie elektronicznych dokumentów źródłowych (faktur i innych dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków), które pierwotnie otrzymano w wersji papierowej, stanowi prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku uprawniające do rozpoznania danego wydatku jako kosztu uzyskania przychodów.
Stan faktyczny:
Wnioskodawca, A. S.A. S.K.A., jest polskim podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą w sektorze paliw ciekłych na terenie Polski i całej Europy. W związku z dokonywanymi dostawami towarów, Spółka otrzymuje szereg faktur zakupowych w formie papierowej oraz elektronicznej. Faktury te są podstawą do odliczenia VAT oraz rozpoznania kosztów uzyskania przychodów. W przyszłości, Spółka planuje skanować faktury oraz inne dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków otrzymane w formie papierowej do pliku elektronicznego, który będzie umieszczany na serwerze dedykowanym do przechowywania zeskanowanych dokumentów.
Wnioskodawca zadał pytanie, czy w świetle przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, posiadanie przez Spółkę skanów dokumentów w postaci plików w formacie pdf, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowić będzie prawidłowe potwierdzenie poniesienia przez Spółkę wydatku. Wnioskodawca uważa, że takie przechowywanie dokumentów nie wyklucza zasadności kwalifikacji wydatków jako kosztów uzyskania przychodów.
Stanowisko KIS:
Krajowa Informacja Skarbowa potwierdziła stanowisko wnioskodawcy. Zgodnie z interpretacją, posiadanie przez Spółkę skanów dokumentów w postaci plików w formacie pdf, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, stanowi prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku. Organ podatkowy podkreślił, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.
Podsumowanie:
KIS potwierdziła, że skany dokumentów w formie elektronicznej, otrzymanych pierwotnie w wersji papierowej, mogą stanowić prawidłowe potwierdzenie poniesienia wydatku, pod warunkiem że są przechowywane w sposób zapewniający trwałość i nienaruszalność ich treści oraz możliwość ich prezentacji na żądanie organów podatkowych.
Interpretacja ta ma znaczenie dla Spółki X, ponieważ umożliwia jej przechowywanie dokumentów w bardziej efektywny i zgodny z przepisami sposób. Dla organów administracji skarbowej oznacza to konieczność uwzględnienia elektronicznych dokumentów jako dowodów potwierdzających spełnienie wymogów podatkowych.