Krajowa Informacja Skarbowa (KIS) wyjaśniła, że ryczałt wypłacany pracownikom spółki świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na firmie, jako płatniku, nie ciąży i nie będzie ciążył obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.
Ryczałt wypłacany pracownikom świadczącym pracę zdalną a przychód
Spółka z o.o. działająca w Polsce, zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę i wprowadziła dla nich pracę zdalną. Część pracowników wykonuje pracę zdalnie w 100%, a część hybrydowo. Zasady wykonywania pracy zdalnej zostały uregulowane w wewnątrzzakładowym regulaminie pracy zdalnej. Spółka wskazała, że uzgodnienie między stronami dotyczące wykonywania pracy zdalnej przez pracownika następuje przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia poprzez zawarcie dodatkowego porozumienia do umowy o pracę, zgodnie z art. 67 [19] § 1 Kodeksu pracy (k.p.). W związku z wykonywaniem pracy zdalnej firma zapewnia pracownikom narzędzia niezbędne do wykonywania pracy. Pracownikom wykonującym pracę zdalną, spółka będzie pokrywać w formie ryczałtu koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych. Wysokość ryczałtu będzie uśredniona, jednakowa dla każdego pracownika w wysokości 50 zł miesięcznie i będzie on wypłacany wraz z wynagrodzeniem raz na kwartał.
Spółka powzięła wątpliwości, czy jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych jest i będzie zobowiązana do obliczania i pobierania zaliczek na podatek dochodowy z tytułu wypłaconego ryczałtu za pracę zdalną.
Odwołując się do obecnie obowiązujących przepisów prawa, argumentowała, że nie jest zobowiązana do obliczania, pobierania i wpłacania do organu podatkowego zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu ryczałtu wypłacanego pracownikom, ponieważ koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej będą świadczeniem ponoszonym przez pracownika w interesie pracodawcy.
Ryczałt wypłacany pracownikom nie stanowi przychodu ze stosunku pracy
Dyrektor KIS uznał stanowisko spółki za prawidłowe. Organ podatkowy wskazał, że pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, takich jak np. korzystanie z energii elektrycznej, czy Internetu. Zwrot kosztów może nastąpić w formie ekwiwalentu pieniężnego lub może zostać zastąpiony ryczałtem.
KIS w swojej interpretacji przywołała art. 67 (25) k.p., który brzmi: "zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2022 r. poz. 2647, 2687 i 2745 oraz z 2023 r. poz. 28 i 185)". Z powyższego wynika, że niezależnie od formy zapewnienia przez pracodawcę narzędzi i materiałów potrzebnych pracownikowi do wykonywania pracy zdalnej, na gruncie przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, otrzymane przez pracownika świadczenia nie stanowią jego przychodu w rozumieniu tej ustawy.
"Mając na uwadze powołane wyżej przepisy, ryczałt wypłacany Państwa pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie będzie stanowił przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w zw. z art. 11 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a w konsekwencji na Państwu, jako płatniku, nie ciąży i nie będzie ciążył obowiązek obliczania i pobierania z tego tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych" - podsumował organ.