Czy wydatek na odzież służbową pracowników może być zaliczony do kosztów podatkowych spółki?

• Stan faktyczny
• Stanowisko KIS
• Podsumowanie

Stan faktyczny

Wnioskodawca jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzącą biuro rachunkowe. Wnioskodawca chciałby wypłacać pracownikom ekwiwalent pieniężny za pranie oraz używanie odzieży służbowej. Pracownicy otrzymali od pracodawcy odzież służbową, która posiada cechy charakterystyczne dla pracodawcy, takie jak nadrukowane logo i określony kolor. Ubranie służbowe jest noszone przez pracowników w pracy oraz poza nią, ale tylko w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych. Pracodawca chce wprowadzić wewnętrzne zarządzenie dotyczące obowiązku i warunków używania odzieży służbowej.

Stanowisko KIS

Według stanowiska Krajowej Informacji Skarbowej (KIS), ubiór służbowy to specjalna odzież noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter uniemożliwia wykorzystywanie jej do celów prywatnych. Logo firmy i inny charakterystyczny nadruk na odzieży służbowej sprawiają, że traci ona przymiot odzieży osobistej. Wydatki poniesione na zakup odzieży służbowej są kosztem podatkowym, jeżeli pracownik ma obowiązek korzystania z niej na podstawie wewnętrznych przepisów pracodawcy.

Podsumowanie

Zgodnie z interpretacją KIS, wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na zakup odzieży służbowej dla pracowników mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Pracownicy będą zobowiązani do korzystania z odzieży służbowej w celu promocji pracodawcy i utrzymania pozytywnego wizerunku firmy. Interpretacja ta ma znaczenie zarówno dla Wnioskodawcy, który będzie mógł zaliczyć wydatki do kosztów podatkowych, jak i dla organów administracji skarbowej, które uzasadniły swoje stanowisko na podstawie definicji ubioru służbowego i przepisów podatkowych.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 12 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.726.2022.4.KM