Czy przesyłanie faktur w formacie PDF za pośrednictwem aplikacji mobilnej jest zgodne z przepisami?

• Nowoczesne formy wystawiania faktur elektronicznych
• Przesyłanie faktur w formie PDF to wydanie faktury

Wnioskodawcy prowadzą współpracę w ramach umowy franczyzy, dokonując sprzedaży detalicznej paliw silnikowych, usług i produktów pozapaliwowych na rzecz różnych podmiotów. W związku z rozwojem technologii planują wdrożyć rozwiązanie, w którym nabywca, po dokonaniu tankowania paliwa, będzie mógł dokonać samoobsługowej zapłaty za zakupione paliwo bezpośrednio przy dystrybutorze lub samoobsługowej zapłaty za zakupiony wybrany produkt pozapaliwowy lub usługę oferowane na stacji paliw bezpośrednio przy tym produkcie lub usłudze za pomocą dedykowanej aplikacji mobilnej.

Wnioskodawcy zwrócili się z pytaniem, czy przesyłając fakturę w formacie PDF za pośrednictwem infrastruktury związanej z aplikacją mobilną na adres e-mail podany przez nabywcę, mogą uznać, że jest to wydanie faktury nabywcy w myśl przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

Przesyłanie faktur w formie PDF to wydanie faktury

KIS stwierdził, że stanowisko wnioskodawców jest prawidłowe. Zgodnie z interpretacją, przez fakturę rozumie się nie tylko dokument w formie papierowej, ale także w formie elektronicznej, który może być wystawiony i otrzymany w dowolnym formacie elektronicznym, również jak w przedmiotowym przypadku w formacie PDF, pamiętając o tym, aby zawierał elementy wymagane przepisami ustawy.

KIS podkreślił, że przepisy art. 106b ust. 5 ustawy nie ograniczają prawa do wystawienia faktury, a jedynie regulują szczegółowo kwestie dokumentowania transakcji, które uprzednio zostały zaewidencjonowane w rejestrze sprzedaży.

Dodatkowo, KIS zaznaczył, że zgodnie z art. 106b ust. 5 ustawy, faktura może być wystawiona w dowolnym formacie, pod warunkiem że zawiera wszystkie elementy wymagane przepisami ustawy. W związku z tym, przesyłanie faktury w formie PDF za pośrednictwem infrastruktury związanej z aplikacją mobilną na adres e-mail podany przez nabywcę, jest uznawane za wydanie faktury nabywcy w myśl przepisu art. 111 ust. 3a pkt 1 ustawy.

Źródło: Interpretacja indywidualna z dnia 23 stycznia 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.607.2022.2.MPA